Vuosittainen henkilöstötutkimus voi pahimmillaan lisätä stressiä työyhteisössä ja tuntua ylimääräiseltä projektilta. Onnistunut henkilöstötutkimus on kuitenkin erinomainen työväline motivoituneen ja hyvinvoivan työyhteisön kehittämiseen. Saadaksenne kaiken hyödyn henkilöstötutkimuksesta, vaatii se jokaisen työyhteisön jäsenen motivointia, hyvin laaditun kysymyspatteriston ja konkreettisia jatkotoimenpiteitä.
Listasin avuksenne parhaat vinkit onnistuneen henkilöstötutkimuksen toteuttamiseen.
1. Viesti henkilöstötutkimuksesta hyvissä ajoin etukäteen
Viestintä on erittäinen tärkeä osa henkilöstötutkimuksen toteuttamista. On tärkeää, että henkilöstö ja esimiehet ovat tietoisia tulevan henkilöstötutkimuksen aikatauluista ja omista rooleistaan. Kerro myös tutkimukseen osallistuville, miksi henkilöstötutkimus tehdään juuri nyt ja mitä tutkimuksella tavoitellaan.
2. Osallista esimiehet mukaan
Onnistuneen henkilöstötutkimuksen toteuttaminen ei saisi koskaan olla vain HR-tiimin vastuulla. Pyri motivoimaan etenkin eri tiimien esimiehiä. Kerro ja keskustele, miksi kysely toteutetaan ja mitä hyötyä siitä on juuri esimiestyössä.
3. Pidä henkilöstötutkimus simppelinä
Henkilöstökyselyn suunnitteluvaiheessa kannattaa ottaa huomioon kysymyspatteriston rakenne. Kysely on hyvä aloittaa hieman helpommilla kysymyksillä, jotta vastaajat tottuvat vastaamiseen eivätkä lopeta vastaamista ennen kuin he edes varsinaisesti ovat sen aloittaneet.
Samaan aihealueeseen liittyvät kysymykset kannattaa niputtaa yhteen niin, että ne tulevat kyselyssä peräkkäin. Henkilöstökyselyä suunniteltaessa kysymysten järjestys tulee miettiä niin, että kysely etenee jokaisella vastaajalla mahdollisimman jouhevasti. Mieti myös, koskettaako tietyt kysymykset tai aihealueet vain joitakin vastaajia.
4. Anna mahdollisuus vapaapalautteeseen
Henkilökunnalle on hyvä antaa myös mahdollisuus avoimen palautteen antamiseen. Vaikka henkilöstökyselyn suunnittelisi hyvinkin tarkasti, on aina mahdollista, että kyselystä unohtuu jokin tärkeäksi koettu aihealue tai kysymys.
Tällaiset seikat voivat kuitenkin tulla esille, kun henkilökunnalle annetaan mahdollisuus kertoa avoimesti esimerkiksi yrityksen toiminnan vahvuuksista ja kehityskohteista. Jotta avointen palautteiden analysointi olisi mahdollisimman helppoa, kysymys kannattaa muotoilla niin, että siitä tulee ilmi mistä aiheesta avointa palautetta pyydetään.
5. Järjestä henkilöstötutkimukseen riittävästi työaikaa
Älä toteuta henkilöstötutkimusta vuoden kiireisimpänä ajankohtana tai lomakauden aikana. Varaa vastaamiseen riittävästi työaikaa, jolloin henkilöstö välttyy turhalta stressiltä, eikä jätä vastaamatta muun kiireen takia.
6. Käykää henkilöstötutkimuksen tulokset läpi johtoryhmässä, tiimeissä ja koko organisaation kesken
Kun henkilöstökyselyn tuloksien analysointi ja raportit ovat valmiina, käykäää yhdessä koko työyhteisön kanssa tulokset läpi mahdollisimman pian kyselyn toteuttamisesta. Käykää tulokset läpi ensin johtoryhmässä ja sitten vielä koko henkilöstön kesken. Henkilöstölle on hyvä antaa mahdollisuus tulosten kommentointiin niin anonyymisti kuin julkisten keskustelujen avulla.
Esimiesten ja johdon kesken on hyvä vertailla eri tiimien tai osastojen vahvuuksia ja kehityskohteita. Samalla voitte keskustella, mitä asioita voisitte oppia toisiltanne ja miten tilanteet eroavat eri tiimeissä.
7. Seuraa päätettyjen kehityskohteiden etenemistä ja kerro niistä henkilöstölle
Jokaisen henkilöstökyselyn jälkeen on hyvä päättää, mitkä kehityskohteet otetaan työn alle. Älä kuitenkaan ota liikaa kehityskohteita kerralla - sopiva määrä kehityskohteita on noin kolmesta viiteen kappaletta.
Kehityskohteiden valitsemisen jälkeen on äärettömän tärkeää viestiä niistä selkeästi henkilöstölle ja ilmoittaa päivämäärät, jolloin niiden edistymisestä kerrotaan lisää.
Lue seuraavaksi:
Sopisiko digitaalinen arviointityökalu teidän yrityksellenne?
Online-opas: Luo kysely
Lue lisää asiakaskokemuksen mittaamisesta uudesta oppaastamme!
Tutustu kattavaan kyselyoppaaseemme!