Miksi taustatietoihin kannattaa panostaa?
Käsi sydämelle: kuinka usein taustatietokysymyksille tulee uhrattua enemmän aikaa, kuin varsinaiselle kyselysisällölle? Väitän, että useimmiten taustatietokysymykset tulevat mukaan siinä sivussa ja varsinainen kyselysisältö vie valtaosan valmisteluun käytetystä ajasta.
Suosittelemme, että seuraavaa kyselyä suunniteltaessa käytätte hieman enemmän aikaa myös taustatietokysymyksien suunnitteluun. Liian usein käy niin, että vasta jälkikäteen muitetaan jokin taustatieto, josta olisi ollut hyötyä. Tällöinkään peli ei ole vielä täysin menetetty, tästä lisää myöhempänä.
Katsotaanpa taustatietojen käyttöä kyselyssä hieman tarkemmin!
4 vaihtoehtoista tapaa käyttää taustatietoja
- Taustatiedot tuodaan kontaktitietojen mukana. Tämä on perinteinen tapa säästää vastaajan aikaa ja varmistua, että inhimilliset virheet tai muut syyt eivät sotke taustatietoja. Eli kyselyn laatija tuo kutsutietojen (sähköposti tai puhelinnumero) mukana myös rajoittamattoman määrän muita tietoja, siis vaikkapa taulukkolaskentaohjelman sarakkeita.
- Taustatiedot kysytään kyselyn alussa. Tämä tapa on käytössä etenkin anonyymeissa kyselyissä. Vastaaja antaa vain ne taustatiedot, joita häneltä kysytään. Jos tavoitteena on anonymiteetti, suosittelemme rajattua taustatietojen määrää. Raportointivaiheessa on muutoin mahdollista yksilöidä vastaaja yhdistämällä useita taustatietoja analyysiin.
- Vain kontaktitiedot tuodaan kutsuvaiheessa, taustatietoja lisätään myöhemmin. Tässä vastaus johdannon tilanteeseen, jossa analyysivaiheessa huomataan, että jokin taustatieto on unohtuu kutsuvaiheessa ja olet kutsunut vastaajat yllä kuvatulla tyylillä 1, suoraan Zeffi-järjestelmästä. Voit lisätä kontakteille koska vain lisää taustatietoja tai muokata jo lisättyjä. Vastausten ylikirjoittumisesta tai muusta häiriöstä ei ole vaaraa eli saman vastaajan tuonti samalla kontaktitiedolla (email tai puhelinnumero) vain täydentää taustatietoja.
- Taustatiedot tuodaan integraation yli ja ne päivittyvät tarvittaessa. On mahdollista myös integroida Zeffi CRM:n tai vastaavaan järjestelmään. Tällöin kontaktit taustatietoineen ovat aina ajan tasalla CRM:n kanssa. Kun taustatieto muuttuu Zeffiin linkitetyllä listalla, taustatieto muuttuu myös henkilön kohdalla Zeffi-raportilla, mikäli hän on vastannut kyselyyn.
Entä mitä taustatietoja yleisesti hyödynnetään
- Organisaatiojako (sisäisissä kyselyissä): tämä on hyvin yleinen taustatieto ja jopa muutoin anonyymeissa kyselyissä usein käytössä; jos luokkia on yli 10, suositamme alasvetovalikkoa
- Asiakkuusryhmät (ulkoisissa kyselyissä): jokin ylätason luokittelu, mikäli kysytään asiakkaalta, eikä tuoda kutsuttaessa järjestelmään
- Maantieteelliset jaot: yleensä hyvin käytettyjä erilaisissa kyselyissä; jos luokkia on yli 10, suositamme alasvetovalikkoa
- Henkilöjä luokittelevat tekijät, kuten ikä tai sukupuoli: nämä voivat olla GDPR-syistä haasteellisia. Mikä on perusteenne käyttää ja kerätä tämän tyyppistä tietoa? Yleisesti emme suosittele näiden tietojen käyttöä. Jokin karkea ikäluokittelu voi kyselyssä, varsinkin anonyymissa asetelmassa isoissa vastaajajoukoissa olla perusteltu.
- Lisäksi mikäli käytätte taustatietojen tuontia kontaktien mukana voitte tuoda hyvin laajastikin muuta tietoa, kuten asiakasnumeroita, ostettuja tuotteita, vastuuhenkilöitä ja myyntiyhteyshenkilöitä. Suuri osa näistä tiedoista on puhtaasti asiakkuuden tai henkilöstösuhteiden hoitoon liittyviä, jolloin niiden käyttöön on peruste. Muista kuitenkin noudattaa GDPR-sääntelyn asettamia ehtoja ja rajoituksia.
*Kuva: Alexander Sinn on Unsplash