OSAO säästää työviikkoja henkilöstökyselyiden analysoinnissa ja vie henkilöstödatan päätöksentekoon

Ennen: henkilöstöä kuultiin liian harvoin, avoimien vastausten analysointi vei paljon manuaalista aikaa ja kehittämiskohteet ehtivät unohtua kyselyiden välissä.

Nyt: OSAO seuraa henkilöstökokemusta säännöllisesti ja tunnistaa palautteesta vahvuuksia, kehityskohteita ja juurisyitä aiempaa nopeammin. Havainnot viedään eri organisaatiotasoille päätöksenteon tueksi.

Liiketoimintahyöty OSAOlle

OSAO on Oulun seudulla toimiva koulutuskuntayhtymä ja ammatillisen koulutuksen järjestäjä. OSAO halusi siirtyä harvakseltaan toteutettavista henkilöstökyselyistä jatkuvaan henkilöstöymmärrykseen.

Ajantasaisempaa henkilöstödataa johtamisen tueksi – kolmen vuoden kyselysykli ei enää riittänyt

OSAOssa henkilöstöä oli kuunneltu kyselyiden avulla jo pitkään, mutta aiempi tapa ei kuitenkaan enää vastannut organisaation tarpeisiin.

Laaja työhyvinvointikysely antoi tärkeää tietoa, mutta kolmen vuoden sykli oli liian harva. Kun kyselyiden väli venyi pitkäksi, kyselyn tulokset ja kehittämiskohteet ehtivät arjessa helposti unohtua. OSAOssa haluttiin saada henkilöstön kokemuksista ajantasaisempi kuva ja tunnistaa kehittämiskohteita ennen kuin ne ehtivät kasvaa suuremmiksi ongelmiksi.

Raili Karttunen, erityissuunnittelija OSAOn hallinnossa, oli sitä mieltä, että henkilöstöä pitäisi kuulla useammin. Samalla oli selvää, ettei tavoitteena ollut vain tehdä lisää kyselyitä. Tärkeintä oli rakentaa toimintamalli, jossa vastaukset johtavat keskusteluun, analyysiin ja konkreettisiin toimenpiteisiin.

“Pelkkä kuunteleminen ei riitä, sitä pitää analysoida ja sitten tehdä toimenpiteitä.”
— Raili Karttunen, erityissuunnittelija, OSAO

Tästä ajatuksesta on muodostunut OSAOn henkilöstökyselyiden ohjenuora.

Jatkuva henkilöstöymmärrys osaksi johtamisen rytmiä

Zeffin myötä OSAOssa henkilöstön kuulemisesta rakennettiin aiempaa säännöllisempi ja vaikuttavampi prosessi. Laajan työhyvinvointikyselyn rinnalle on rakennettu pulssikyselyt, joita toteutetaan kaksi kertaa vuodessa.

Laajan kyselyn tuloksista johdetaan pulssikyselyiden teemat. Kun uusi laaja työhyvinvointikysely toteutetaan, myös pulssikysymykset uudistetaan sen pohjalta.

Näin kyselyistä muodostuu jatkumo: ensin tunnistetaan laajemmat teemat, sitten kehityskohteita seurataan ja syvennetään pulssien avulla.

Puolen vuoden rytmi on OSAOlle tarkoituksellinen. Kyselyitä ei tehdä vain tulosten julkaisemisen vuoksi, vaan siksi, että niistä ehditään tehdä analyysi, käsitellä tulokset tiimeissä, muodostaa kehittämissuunnitelmat ja viedä asiat arkeen.

OSAOssa kysely ei siis pääty raporttiin. Se jatkuu keskusteluna organisaation eri tasoilla ja käytännön toimenpiteinä.

Raportoinnissa ja analysoinnissa säästyy jopa työviikkoja

Yksi konkreettisimmista hyödyistä on ollut ajansäästö.

Ennen avoimien vastausten analysointi oli pitkälti käsityötä. Karttunen kuvaa aiempaa tilannetta, jossa vastauksia käytiin läpi Excelissä ja luokiteltiin manuaalisesti: koskeeko palaute työn sisältöä, ergonomiaa, vuorovaikutusta tai jotain muuta teemaa.

Se vei paljon aikaa.

Zeffin avulla raportointi ja analysointi ovat nopeutuneet merkittävästi. Erityisesti ison kyselyn kohdalla ero on suuri.

“Kyllä tässä säästyy todella paljon aikaa ja työresursseja kokonaisuudessaan. Parhaimmillaan säästän kokonaisia työviikkoja, varsinkin ison kyselyn raportoinnissa ja analysoinnissa.”
— Raili Karttunen, erityissuunnittelija, OSAO

Ajansäästö näkyy myös koko prosessin tehostumisena. Kun raportit valmistuvat nopeammin, tiimit voivat aikatauluttaa palautekeskustelut paremmin ja tulokset saadaan ripeämmin käsittelyyn.

Aikaa jää enemmän olennaiseen: tulosten tulkintaan, keskusteluun ja kehittämistoimien suunnitteluun.

Henkilöstödata auttaa kohdistamaan resurssit oikeisiin paikkoihin

OSAOlle vastaajaryhmät ja raportoinnin rajaukset ovat olleet erityisen arvokkaita.

Koko organisaation yhteenveto on tärkeä johdon näkökulmasta, mutta se ei yksin kerro, miten yksittäisellä tiimillä tai esihenkilöalueella menee. Zeffin avulla raportteja voidaan tarkastella koko organisaation tasolta aina tiimi- ja esihenkilötasolle asti.

Tämä auttaa kohdistamaan kehittämistä oikeisiin paikkoihin. Jos jollakin tehtäväalueella tulokset ovat haastavia, voidaan pohtia, tarvitaanko erityisiä tukitoimia esimerkiksi työterveyden kanssa.

Samalla kyselyt auttavat tunnistamaan myös “helmet” – ne yksiköt tai tiimit, joissa jokin toimii erityisen hyvin ja joista voidaan oppia.

Raportointia hyödynnetään myös lakisääteisessä seurannassa, kuten sukupuolten välisen tasa-arvon tarkastelussa. OSAO seuraa jatkuvasti, onko miesten ja naisten kokemuksissa eroja.

Henkilöstödata tuki päätöstä uudistaa organisaatiorakennetta

Henkilöstödata vaikutti organisaatiorakenteen kehittämiseen. Pulssikyselystä noussut tarve yhtenäisemmille toimintatavoille oli yksi toimialamalliin siirtymistä tukeneista tekijöistä. Näin henkilöstökyselyistä saatu tieto ei jäänyt HR-dataksi, vaan vaikutti koko organisaation toimintamalliin.

“Kun henkilöstön ääni tuli pulssissa esille, että kaivataan yhtenäisyyttä ja yhteisiä toimintatapoja, niin kyllä se auttoi tässä toimialamalliin siirtymisessä ja muutosjohtamisessa.”
— Raili Karttunen, erityissuunnittelija, OSAO

Organisaatiossa siirryttiin kahdeksasta koulutusyksiköstä neljään toimialaan. Zeffillä toteutetut kyselyt ovat tukeneet muutosta eri vaiheissa: ennen muutosta selvitettiin henkilöstön odotuksia ja muutoksen jälkeen kysyttiin, miten uusi toimialamalli on lähtenyt toimimaan.

Karttunen kuvaa kyselyitä henkilöstöä osallistavaksi prosessiksi. Ne viestivät henkilöstölle, että heidän kokemuksillaan on merkitystä ja että muutosta johdetaan tiedon, ei oletusten, varassa.

Avoin palaute paljastaa kehityskohteet ja juurisyyt

Avoimet vastaukset ovat usein henkilöstökyselyiden arvokkain mutta työläin osa. Niistä löytyy vivahteita, huolia ja kehittämisideoita, joita pelkät keskiarvot eivät näytä.

OSAOssa avoimista vastauksista on tunnistettu sekä laajempia työyhteisön kehittämisteemoja että yksittäisiä kehityskohteita, joihin on voitu tarttua konkreettisesti.

Vuorovaikutushaaste korjattiin

Havainto: Yksi konkreettinen esimerkki liittyy työyhteisön vuorovaikutukseen. Kun avoimista vastauksista nousi esiin vuorovaikutukseen liittyviä haasteita, OSAOssa asiaa ei jätetty pelkäksi havainnoksi.

Toimenpide: Havainnon pohjalta toteutettiin vuorovaikutuksen itsearviointi, jossa jokainen työntekijä pohti omia vuorovaikutustaitojaan. Teemaa käsiteltiin myös kehityskeskusteluissa.

Seuranta: Myöhemmässä pulssikyselyssä nähtiin, ettei sama haaste enää noussut esiin avoimissa vastauksissa. Tämä konkretisoi OSAOn toimintamallin: kyselyistä nousevat havainnot käsitellään yhdessä ja viedään kehittämistoimiksi.

Perehdytyksen juurisyyt auttoivat kohdistamaan kehittämisen oikein

Avoimia vastauksia on hyödynnetty myös perehdytyksen kehittämisessä. Kun perehdytys sai heikon arvosanan, OSAOssa haluttiin ymmärtää, mistä tulos johtuu.

Zeffin avulla OSAO pystyi tunnistamaan, mitkä tekijät todella heikensivät perehdytyskokemusta. Juurisyiden tunnistaminen auttoi kohdistamaan kehittämiseen käytettävän ajan ja resurssit oikeisiin asioihin sen sijaan, että toimenpiteitä olisi tehty pelkän kokonaisarvosanan perusteella.

Kun syitä tarkasteltiin tarkemmin, kuva muuttui pelkkää arvosanaa moniulotteisemmaksi. Kyse ei ollut vain siitä, että perehdytys “ei toimi”, vaan siitä, millaiset arjen tekijät vaikeuttavat perehdyttämistä. Taustalta nousi esiin esimerkiksi kiire, ajan käyttö ja uusien järjestelmien suuri määrä.

eNPS-tulosta tulkittiin oikeassa kontekstissa - pelkkä mittari olisi voinut johtaa väärään johtopäätökseen

Samaa lähestymistapaa on hyödynnetty myös suositteluhalukkuuden eli eNPS-tuloksen taustojen ymmärtämisessä. Kun eNPS laski negatiiviseksi, OSAOssa haluttiin selvittää, liittyikö kritiikki työnantajamielikuvaan, OSAOn omiin prosesseihin vai laajemmin ammatillisen koulutuksen muutoksiin ja opettajuuden murrokseen.

Tekoälyhaastattelun vastausten ja edistyneen analysoinnin avulla OSAO pystyi tunnistamaan, mihin palaute todella kohdistui. Kritiikki liittyi ennen kaikkea ammatillisen koulutuksen laajempiin muutoksiin, ei niinkään OSAOon työnantajana.

Näin johto pystyi kohdistamaan huomion oikeaan ongelmaan ja välttämään väärään oletukseen perustuvia toimenpiteitä.

Henkilöstön kokemukset viedään ylimmän johdon päätöksentekoon

OSAOssa kyselyt eivät ole vain tapa kerätä henkilöstöpalautetta, vaan osa organisaation johtamisen ja seurannan kokonaisuutta. Tuloksia käsitellään eri tasoilla, ja ne viedään myös ylimmän johdon ja päätöksenteon tueksi.

Karttusen mukaan OSAOn kuntayhtymäjohtaja-rehtori perehtyy kyselyiden tuloksiin tarkasti ja lukee myös avoimet vastaukset kokonaisuutena. Näin johto saa suoran kokonaiskuvan siitä, mitä henkilöstö on kertonut.

Tuloksia esitellään myös yhtymähallitukselle. Lisäksi pulssi-indeksit ovat mukana talousarvion mittarina, ja OSAO on sitoutunut raportoimaan niitä ylimmälle päättävälle elimelle, yhtymäkokoukselle.

Tämä tekee henkilöstön kokemuksesta näkyvän osan organisaation johtamista, strategiaa ja seurantaa.

Henkilöstödatasta tuli osa OSAOn johtamisen arkea

OSAO hyödyntää ZEF-työkalua myös exitkyselyissä, strategiaseurannassa, turvallisuuden kehittämisessä, digipedagogisen osaamisen kartoittamisessa ja yhtymähallituksen itsearvioinnissa. Työkalusta on tullut osa OSAOn laajempaa johtamisen ja kehittämisen tapaa.

Kuvateksti: OSAOn strategian väliarviointi -kyselyssä nelikentässä arvioitiin strategian eri osa-alueiden toteutumista ja merkitystä tulevaisuudessa.

Kuvateksti: Esimerkkikysymys OSAOn digipedagogisen osaamisen kyselystä Zeffissä.

Digipedagogisen osaamisen kyselyssä Zeffi auttoi tunnistamaan, missä henkilöstö tarvitsee eniten tukea. Tulosten pohjalta tehtiin kehittämis- ja koulutussuunnitelma, ja työpajoja järjestetään jatkuvasti.

Karttunen kiteyttää tärkeimmäksi muutokseksi systemaattisen henkilöstön kuulemisen.

“Zeffi auttaa meitä seuraamaan strategian toteutumista ja arvioimaan henkilöstön tilaa säännöllisesti. Se on ollut meille todella arvokas muutos.”
— Raili Karttunen, erityissuunnittelija, OSAO

Kenelle OSAO suosittelee Zeffiä?

OSAOn kokemuksen perusteella Zeffi sopii erityisesti organisaatioille, jotka haluavat hyödyntää henkilöstödataa aktiivisesti johtamisen ja kehittämisen tukena – eivät vain kerätä palautetta.

Hyöty korostuu erityisesti muutostilanteissa, joissa henkilöstön kokemusta on tärkeää seurata ennen muutosta, sen aikana ja sen jälkeen. Jatkuva henkilöstöymmärrys auttaa tunnistamaan ajoissa, missä tarvitaan tukea, mikä toimii hyvin ja mihin kehittämistoimet kannattaa kohdistaa.

Mitä OSAOn kokemuksesta voi oppia?

Henkilöstödatan arvo syntyy vasta, kun tieto johtaa päätöksiin ja toimintaan.

OSAOssa kysely ei pääty raporttiin. Tuloksia analysoidaan, juurisyitä tunnistetaan ja havainnot viedään osaksi johtamista ja konkreettisia kehittämistoimia.

Tämän toimintamallin arvo näkyy OSAOssa työviikkojen ajansäästönä, kehittämisresurssien tarkempana kohdentamisena ja parempana päätöksentekona. Samalla henkilöstön kokemuksesta on tullut systemaattinen osa organisaation johtamisen arkea.

Varaa maksuton 30 minuutin asiantuntijatapaaminen — näytämme, miten henkilöstödata muuttuu johtamisen työkaluksi.