Valitse sopivin toimitustapa vastaajien mukaan - vaihtoehtoja on tarjolla kattavasti

Olemme luoneet kyselyn ja haluamme julkaista sen - kuinka valitsemme toimitustavan? Alkuun on hyvä miettiä, mihin toimitustapoihin teillä on mahdollisuuksia, mihin tarvetta. Onko teillä kattavasti olemassa sähköposti- tai puhelinnumerotiedot vastaajaryhmästänne, jotta voisitte jakaa kutsun suoraan kyselytyökalusta? Suoralla kutsulla kyselytyökalusta on etunsa: voitte muistuttaa vastaajia, jotka eivät ole vielä vastanneet ja voitte liittää kutsutietojen oheen taustatietoja, jotka ovat käytettävissä raportilla. Käydään tarkemmin läpi toimitustavan valinnan perusteita.

Kuva. Toimitustavan voi valita kattavasta joukosta.

Haluaisin tuoda todella ison määrän taustatietoja yhteystietojen ohessa, sarakkeita on 100, onnistuuko? Kyllä onnistuu! Taustatietojen määrä ei haittaa modernissa kyselytyökalussa. Oleellisin kysymys on, onko teillä mahdollisuuksia ylläpitää vastaavaa taustatietoa myös jatkossa, kun toistatte kyselynne? Jos vastaus on kyllä tai mikäli toistoja ei ole tiedossa, ei ole mitään estettä tuoda todella laajaa taustatietojen kirjoa. Taustatiedot tuodaan niin sanotun kontaktien tuonti -näkymän kautta ja se on todella suoraviivaista. Katso ohjevideo: Kontaktien tuonti

Milloin tulisi valita sähköpostikutsu, milloin SMS-kutsu? SMS-kutsun etuna on sen hyvä huomioarvo vastaajien arjessa - tekstiviestejä tulee harvoin, jolloin tämä kutsutapa saa vastaajan huomion. Teknisemmin ilmaistuna SMS:n hyöty on siinä, että sen konversio on sähköpostikutsua parempi eli jokaista lähetettyä kutsua kohden saadaan enemmän vastauksia. Toisaalta SMS nousee arvoonsa, mikäli puhelinnumeroita on käytössä kattavammin kuin sähköposteja. Sähköpostikutsulla on silläkin etunsa. Sähköpostikutsuista ei ole kutsukohtaisia kuluja samalla tavoin kuin SMS:stä, joissa on pieni viestikohtainen operaattorikustannus. Sähköpostikutsun pituus ei ole rajoitettu samalla tavoin kuin SMS:n 160 merkkiä. Jälleen ilmeinen hyöty sähköpostikutsun eduksi saadaan, mikäli tämä tieto on kattavasti saatavilla. 

Kuva. Tekstiviestikutsu on erinomainen tapa tavoittaa vastaajat, mutta vaatii kutsujalta lyhyttä ilmaisua 😍.

Meillä ei ole käytettävissä sähköposti- tai puhelinnumerotietoa, miten jaamme kyselyn? Jos kattavia yhteystietoja henkilökohtaista jakelua varten ei ole, valittavana on vielä monta tapaa. Onko teillä sosiaalisen median kanavia, joihin voitte liittää suoran jakolinkin vastaajille? Hyvä, on mahdollista luoda jakolinkki tai vaikka useampia (esim. yksi joka some-kanavalle), jolloin näette mistä vastaajia tavoitatte. Vastaavasti voidaan luoda yleiset linkit vaikka myynti- tai palvelupistekohtaisesti ja kerätä kattavasti tietoa asioinnin yhteydessä. Asiakkaamme ovat tehneet esim. kaupan alalla kyselyjä, joissa on kymmeniä eri myymälöitä ja jokaiselle on luotu oma jakolinkkinsä. Toisaalta tämä toimii aivan pienessäkin mittakaavassa. Jos teillä on yksi toimipiste, jossa on kolme osastoa, voitte luoda jokaiselle oman jakolinkkinsä - vastaaminen jakolinkin kautta on anonyymia, mutta saatte kätevästi tiedon eri osastojen vastauksista raportointivaiheessa.

Voinko tehdä WhatsApp, Fb tai LinkedIn-kyselyn ja onko se vaikeaa? Tämä on todella helppoa. Luo kyselyyn jakolinkki ja liitä se haluamaasi some-viestiin. Näet vastaukset helposti eri alustoittain 👍.

Sivullamme käy jatkuvasti iso joukko mahdollisia vastaajia, haluamme tehdä kyselyn vierailijoille. Mainiota, voitte luoda kyselylinkin esim. painikkeen tai bannerin taakse tai upottaa kyselyn verkkosivulle joko saumattomana upotuksena (iframe-koodi saadaan helposti järjestelmästä ja liitetään verkkosivulle) tai leijuvana upotuksena (niin sanottu pop up -kysely). Yleinen sääntö on, että jokainen klikattava painike heikentää vastausprosenttia, joten suositamme upottamaan kyselyn suoraan verkkosivulle. Alla näette esimerkin saumattomasta upotuksesta.

Upotus: Zeffi-kysely kirjoituksen oheen vietynä.

Haluamme lähettää kyselyn nimettömänä, mutta liittää taustatietoja mukaan. Miten se tehdään? Kysely voidaan lähettää siten, että yksittäisen vastaajan yhteystietoja ei voida yhdistää vastaajaan. Nimetön vastaaminen edellyttää kyselyn lähettämistä anonyymissa tilassa (Zeffissä tila tunnetaan "Anonymity Certified" -tilana) ja sitä, että kyselyn aikanakaan ei kysytä mitään, mikä vaarantaisi anonymiteetin. Usein kuitenkin halutaan tehdä vastaamisesta henkilötiedon suhteen anonyymia, mutta liittää mukaan yksittäisiä taustatietoja, jotka auttavat tulosten analyysissa. Tämä on mahdollista, eikä vaaranna vastaajien nimettömyyttä, kunhan taustatietoja ei viedä liian tarkalle tasolle tai niitä ei ole liian useita (taustatietojen yhdistelemisellä vastaajajoukon tunteva henkilö voi arvata vastaajan).

Kuva. Vastaajien nimettömyys voidaan taata huolellisella taustatietojen valinnalla.

Haluaisin kutsua vastaajat yksikkökohtaisilla jakolinkeillä ja lisätä mukaan taustatiedon. Onnistuuko? Kyllä, jakolinkin yhteyteen voidaan liittää taustatieto, jolloin linkeistä saadaan monikäyttöisempiä. Ajatellaan esimerkin kautta: myymäläketjulla on useita myymälöitä ja joka myymälässä useita osastoja. Halutaan seurata asiakkaiden mielipiteitä tilan siisteyteen liittyen eri osastoilla, mutta pitää jakolinkkien määrä kohtuullisena. Ratkaisu: Tehdään myymäläkohtaiset linkit, esimerkiksi tyyppiä zef.fi/s/abc123. Liitetään linkin perään osaston #-tunniste ilman välilyöntiä eli esim. zef.fi/s/abc123#hevi. Näin voidaan kaikkien ketjun myymälöiden samalla tunnisteella varustetut osastot helposti poimia raportilta tai tarkastella vain myymäläkohtaisia tietoja. Tämä on yksinkertaisempaa kuin ensi lukemalta vaikuttaa ja onnistuu mallikkaasti parin testikierroksen jälkeen

Meillä tuodaan jatkuvasti vastaajien kutsutietoja, voinko tuoda ne ilman käsityötä? Kyllä onnistuu. Modernin kyselytyökalun voi liittää omaan asiakastietojärjestelmään vaivattomasti ja vastaajatiedot siirtyvät ilman käsin tehtäviä vaiheita. Zeffin tapauksessa integraatio onnistuu avoimia rajapintoja käyttäen. Tutustu rajapinnan kuvaukseen. Rajapintakuvauksen teknisyyttä ei pidä säikähtää: integraatio tehdään kerran ja sen jälkeen sitä voi hyödyntää vapaasti. Voitte esimerkiksi pitää tietyn CRM:ssä olevan listanne jatkuvasti ajan tasalla ja lähettää kyselyjä aina, kun uusia vastaajia tulee listalle. Näin käsin tehtävät vastaajien tuonnit voi jättää historiaan. Kun vastaajatietoihin liittyvä integraatio on tehty, halutaan usein myös kertyneet vastaukset viedä takaisin CRM:n.

Voinko tehdä kyselykutsun usealla kielellä? Kyselyyn voi laatia useita kutsuja, esim. eri kielille omansa. Kaikki vastaukset kertyvät samaan tietokantaan ja ovat vaivattomasti samalta raportilta tarkasteltavissa.

Haluaisin muistuttaa vastaajia, jotka eivät vielä ole aloittaneet vastaamista. Onnistuuko? Kyllä, jos olette kutsuneet vastaajat tunnistettuina vastaajina sähköpostitse tai SMS-kutsulla. Voitte valita, mitä osaa vastaajista haluatte muistuttaa. Usein toimivin tapa on muistuttaa niitä vastaajia, joille kutsuviesti on mennyt perille, mutta jotka eivät ole vielä aloittaneet vastaamista.

Kutsut on nyt lähetetty, mistä pääsen seuraamaan vastaamista? Zeffissä raportille pääsee Toimita-näkymän keskeltä ylhäältä valitsemalla "Analysoi". Jos olet kyselytyökalun etusivulla, pääset analyysiin myös viemällä kursorin haluamasi kyselyn yläpuolelle, johon tulee näkyviin vastaava "Analysoi" -valinta. Seuraavaksi: lue tarkemmin raportin analysoinnista alta.

Tutustu: Analysoi raportti

Miten teidän alallanne tavoitetaan vastaajat? Tavataan!

Varaa sitoumukseton esittely ja käy kyselyasiantuntijan kanssa läpi teidän alanne parhaita kyselykäytäntöjä.