Pulssikysely - johdon näkökulma

HR-tieto kuuluu osaksi johdon dashboardia

Johtaja, mitkä ovat dashboardinne 10 keskeisintä tunnuslukua? Veikkaan, että käytät ainakin tuottavuuden tunnuslukuja, asiakastyytyväisyyttä, konversioasteita  -  jaamme monia mittareita kollegoiden kanssa. Onko työkalupakissasi selkeä instrumentti myös henkilöstön mielialojen seurantaan? Ei kuuluu pelkkiin juhlapuheisiin, että henkilöstö on yrityksen tärkein resurssi. Uskallan väittää, että ainakin asiakastiedon kartuttajina asiakastyötä tekevät ovat voimakkaampi tiedon jalostamisen kone, kuin useimmat algoritmit.

Onko sinulla pari minuuttia aikaa? Uhrataanpa hetkinen ajatukselle, miksi ainakin yksi henkilöstön tyytyväisyyden tunnusluku kuuluu sinne top 10 -dashboardille.

Mihin henkilöstöraportointi kiteytyy?

Lähden tässä ajatuksesta, että organisaatiossanne on HR-osastolla keskeisimmät henkilöstöä koskevat vuosiraportoinnin asiat kunnossa. Seurataan henkilöstön poistumaa, tehdään vuosittain laajoja henkilöstökyselyjä, riskit ovat kartoitettuja ja hallittuja, perustilanne on siis hallinnassa, eikö totta?

Onko olemassa kuumemittaria henkilöstön hyvinvoinnin mittaamiseen ja käytättekö sitä? Onko keinoa reagoida kentältä mahdollisesti nouseviin haasteisiin ennen kuin ne eskaloituvat? Vuosiraportointi ei riitä, jos ja kun haluatte organisaation johdon tasolla seurata kokonaiskuvaa ja haluatte pitää koneen iskukunnossa jatkuvassa kilpailutilanteessa. 

Tarvitaan jatkuvaa pulssin mittaamista, käytännössä pulssikyselyjä. Tavat vaihtelevat organisaatioittain, mutta haluatte tehdä tätä kevyttä mittaamista ehkä kuukausittain, ehkä 4 kertaa vuodessa. Pääasia on se, että löydätte yhden keskeisen tunnusluvun, johon voitte tiivistää tilanteen organisaation eri osissa ja kokonaisuutena. Asiakastyömme perusteella meille on selvää, että johtavat organisaatiot ovat siirtyneet käyttämään tällaisena summaavana tunnuslukuna eNPS:a. 

Eli suosituksemme on yksinkertainen: toteuttakaa eNPS-mittaamista teille sopivalla frekvenssillä, useita kertoja vuodessa, siten että pääsette kiinni organisaation eri yksiköiden ja tasojen lukuihin.

Edelleen suosittelemme, että muodostatte jatkuvasti päivittyvät live-raportit esimiehille, jotta he voivat seurata tilanteen kehittymistä ja raportoida ylemmän johdon suuntaan korjaavista toimenpiteistä, jos niitä vaaditaan. Ylimmälle johdolle ja HR:lle avataan näkyvyys kaikkiin osastoihin ja tilannekuva alkaa selkiytyä. Edelleen voidaan seurata trendianalyysilla muutoksia yli ajan ja päästään kiinni haasteisiin ennen kuin ne pääsevät äitymään pahemmiksi.

Miten tämä toteutetaan?

Tasokkaan tilannekuvan muodostamiseksi ei tarvita monimutkaisia rakenteita. Organisaatioyksiköt määritellään kerran  ja sen jälkeen huolehditaan lähinnä siitä, että mahdolliset raportin saajien muutokset huomioidaan. Tässä askelmerkit:

1. Toteuttakaa eNPS-kysely vaikkapa oheisen linkin takana avautuvan esimerkin mukaan. Jos toistatte kyselyn kuukausittain, suosittelemme selvästi lyhyempää muotoa. Avainkysymys on "Kuinka todennäköisesti suosittelisit Meidän Firma Oy:tä ystävällesi?
2. Lähettäkää kutsu arviointiin henkilöstölle, siten että ainakin yksikkötaso saadaan tietoon. Jos organisaatiokulttuurinne on avoin ja luottamus hyvällä tasolla, voitte käyttää enemmänkin taustatietoja. Sinua voivat kiinnostaa myös muut HR-ratkaisumme.
3. Huolehtikaa siitä, että esimiehet ja johto saavat vastuualueidensa live-raportit eli omat tuloksensa lyhentämättöminä käyttöön. Tiedolla johdettu organisaatio jakaa tämän tyyppisen tiedon vastuuhenkilöille ja suositeltavaa on käydä tuloksia läpi myös henkilöstön kanssa.
4. Varmista myös, että sinulle raportoidaan myös oman vastuualueesi keskeiset tulokset.

Lopuksi

Tässä kirjoituksessa lähdettiin siitä, että ainakin 1 luku tulisi firman 10 keskeisimmän mittarin joukkoon. Tämä voisi olla organisaation eNPS-luku. Kuitenkin on muistettava, että koko organisaation eNPS voi peittää alleen tiimikohtaisen ison hajonnan eli aika ajoin on katsottava hieman useampia lukuja. Osastojen välisen vertailun saa kätevästi myös yhteen kuvioon.

Henkilöstöasioiden ei tarvitse nousta johtoryhmän agendalle vain kriisiytyessään, eikä niiden tarvitse olla harmaata aluetta. Olen vakuuttunut, että ette halua luopua tästä näkyvyydestä henkilöstön mielialoihin, kun olette mittauksen aloittaneet.

Millaiselta teidän pulssikyselynne näyttäisi:

ps. Joko latasit suositun kyselyoppaamme tai tutustuit kyselyoppaan verkkoversioon?