Raportti tiivistää oleellisen ja auttaa valitsemaan oikeat toimenpiteet

Meillä on tarvetta edelleen näyttää myös jakaumakuvioita, onko mitään tehtävissä? Perinteisiä jakaumakuvioita, esim. palkkikaavioita, jollainen näkyy alla olevassa kuvassa, voi tehdä monella tavalla. Esimerkiksi kuvakysymys on kysymystyyppi, jota voi käyttää joko vaihtoehto- tai monivalintakysymyksen asemesta ja siitä on raportoinnissakin visuaalisuutensa myötä iloa. Palkkikaavioon voi helposti tuoda näkyville lukuarvot tai prosenttiosuudet, jolloin siitä saadaan yhdellä silmäyksellä ainakin käsitys eri vaihtoehtojen keskinäisistä suhteista. Modernissa kyselytyökalussa on hyvä huomata, että klikkaamalla mitä tahansa palkkia saadaan suodatettua tämän vaihtoehdon mukaiset vastaukset raportilta. Näin voidaan nopeasti nähdä vaikkapa tyytyväisten vastaajien vastaukset.

Kuva. Palkkikaaviotkin voivat olla näyttäviä, prosenttiarvot auttavat hahmottamaan suhteita.

Miten päästään kiinni vastaajien tärkeimpinä pitämiin asioihin? Tähän on kaksi nopeaa tietä. Alla olevassa ensimmäisessä kuvassa on kysytty etätyöhön liittyviä väittämiä vastaajajoukolta - kysymykset on sen jälkeen järjestetty sen mukaan, minkä asioiden vastaajat kokevat toteutuvan parhaiten. Tässä tarkastelussa nähdään, että väittämät 2 ja 10 toteutuvat parhaiten vastaajajoukon mielestä eli etätyössä työrauha toteutuu ja työyhteisössä vallitsee hyvä ilmapiiri. On hyvä huomata, että kun käytetään nelikenttä-kysymystyyppiä, saadaan samalla tutkittua paitsi asioiden toteutumista, myös sitä, millainen merkitys kysytyillä asioilla vastaajille on. Näin vältytään altistumasta kohinalle eli ei lähdetä kehittämään asioita, jotka vastaajien näkökulmasta ovat merkityksettömiä.

Kuva. Nelikenttäkysymyksessä kysytään sekä mielipidettä toteutumisesta, että asian merkitystä vastaajille.

Otetaan seuraavaksi toinen näkökulma samaan aineistoon. Äsken jätimme huomiotta sen, että vastaajajoukko oli vastannut varsin pienelle alueelle oikeaan yläneljännekseen ja vain yksi väittämä, numero 6, näytti olevan selkeästi muita heikommin toteutuva. Yleensä parhaan kuvan vahvuuksista ja kehittämiskohteista saa viemällä vastauksen normaalijakaumalle eli poistamalla niistä esimerkiksi erilaisten vastaustyylien vaikutus. Näin voidaan tarkastella luotettavasti sitä, mitä asioita vastaajat pitävät suhteellisesti ottaen kehittämiskohteina (asioina, jotka ovat keskimääräistä merkittävämpiä, mutta toteutuvat keskimääräistä heikommin) tai vahvuuksina (keskimääräistä merkittävämmät asiat, toteutuvat keskimääräistä paremmin).

Tämä onnistuu yhtä painiketta painamalla eli on hyvin nopeaa tehdä vastauksille pika-SWOT (strengths, weaknesses, opportunities, threats) -analyysi. Alla olevassa kuvassa näkyy tulos eli kehittämiskohteita ei tilastollisen Älykäs Zoomaus™ -menetelmän perusteella noussut esiin lainkaan, vahvuuksia oli 3-4, selkeästi väittämät 2, 10 ja 4, sekä rajatapauksena 7. Sen sijaan väittämä 6, joka ensi silmäyksellä näytti olevan asia, joka ei toteudu kovin hyvin, osoittautui vastaajille myös vähämerkityksiseksi. Lähtökohtaisesti se ei ole kehittämiskohde, vaikka muita heikommin toteutuva asia onkin.

Kuva. Älykäs Zoomaus -menetelmä tuo esiin suhteelliset vahvuudet oikeassa yläneljänneksessä.

Haluatko tutustua tarkemmin Älykäs Zoomaus™ -menetelmään:

Kiinnostavaa, entä miten vertailen useampaa vastaajaryhmää? Voit helposti valita kaksi tai useampia ryhmiä vertailuun ja tarkastella niiden välisiä eroja. Vertailun voi tehdä minkä vain raportilla olevan seikan perusteella, mutta yleisiä esimerkkejä ovat vaikkapa osastojen, toimipaikkojen, esimiesten, myyjien tai ajanjaksojen välinen vertailu. Alla olevassa esimerkissä on tehty vertailu yrityskoon perusteella ja tarkasteltu suhtautumista yritystä koskeviin väittämiin. Yrityskoko näyttäisi tässä pienehkössä tutkimuksessa vaikuttavan kovastikin siihen, kuinka strategiaan suhtaudutaan ja strateginen ketteryys on pienten yritysten vahvuus. Käytännön työvaiheina vertailun muodostaminen on helppoa. Valitaan vertailuryhmä, joka halutaan muodostaa, alla olevassa esimerkissä tämä on ollut yrityskoko. Sitten on yksi kerrallaan valittu eri yrityskoot aineistosta aktiiviseksi ja valittu "Lisää vertailuun". Vertailuryhmät tulevat näin valittaviksi ja voidaan poimia yhteen raporttitauluun. Tämä on helppoa!

Kuva. Kolmen ryhmän välinen vertailu tuo esiin ryhmien (yrityskoot) välisiä suhteita ja suhteellisia vahvuuksia. 

Haluaisin tehdä eri ryhmien välistä vertailua, mutta meillä on kysytty janalla, eikä nelikentällä. Onnistuuko? Kyllä onnistuu! Vertailuja ei ole sidottu mitenkään nelikenttään eli niitä voi tehdä myös muiden kysymystyyppien kohdalla. Alla on esimerkki janavastauksien vertailusta neljän toimipaikan välillä. Vastausten analyysissa on käytetty Älykäs Zoomaus™ -menetelmää, jotta parhaiten menevät asiat on saatu irti joka toimipisteelle. Kuviosta nähdään selvästi, että Turussa toimitus on erityinen vahvuus, muissa toimipisteissä asiointi sen sijaan on erityisen mukavaa.

Kuva. Jana-kysymystyyppi soveltuu hyvin, kun ei ole tarvetta erotella kysyttyjen asioiden tärkeyttä.

Meillä kerätään jatkuvaa palautetta, miten käsittelen sitä tehokkaasti? Kytke päälle trendianalyysi. Trendianalyysi näyttää asioiden kehittymisen ajan mittaan selkeällä tavalla. Näin voitte muodostaa jatkuvasti päivittyvän mittariston, jonka avulla pysytte kartalla kehityksestä. Trendianalyysi kytkytään päälle yhtä kytkintä ("Trendianalyysi") painamalla, eikä vaadi erityistä suunnittelua. Jos tuloksia on kertynyt useammalta päivältä, trendianalyysilla on heti teille näytettävää.

Kuva. Trendianalyysi näyttää, miten tulokset ovat kehittymässä.

Miten pääsemme tekstipalautteisiin käsiksi? Kieliteknologia auttaa pääsemään kiinni tekstipalautteisiin. Zeffi on ainoa kyselytyökalu, jossa on saatavissa sentimenttianalyysi suomen kielelle sekä sanapilvi, joka huomioi sanojen taipumisen ja erottelee eri sanaluokat, esim. adjektiivit tai verbit. Kun vastauksia on raportilla kymmeniä tai viimeistään satoja, kattavan kokonaiskuvan saaminen ilman kieliteknologiaa alkaa käydä haastavammaksi. Suosituksemme on käyttää kieliteknologiaa alkuvaiheen apuna tulosten tulkinnassa ja alkaa sen listausten perusteella paneutua vastauksiin tarkemmin.

Edelleen on hyödyllistä esim. lukea positiivisimmat ja negatiivisimmat palautteet erikseen läpi, mutta on suuri apu, kun palautteet voidaan koneellisesti järjestää positiivisimmasta negatiivisimpaan. Yhtä lailla hyödyllistä on esim. mahdollisuus tutkia nopeasti, miten teitä kuvaillaan (mitkä adjektiivit ovat yleisiä) tai millaisiin toimiin aiotaan ryhtyä (verbit). Kieliteknologia auttaa teitä vastaamaan raportin muista osista herääviin "Miksi?" -kysymyksiin. Miksi teitä suositellaan, miksi poistuma on kasvussa tai miksi tietty toimipiste menestyy?

Kuvat. Sentimenttianalyysi tuo tunnetilan esiin, sana-analyysi huomioi taipuneet sanat ja erottelee eri sanaluokat.

.           

Haluaisimme reagoida nopeasti negatiivisiin palautteisiin, onko pakko kirjautua raportille? Ei ole tarvetta. Voitte helposti asettaa automaattisen ilmoituksen ja saatte heti sähköpostilla tiedon poikkeamista. Tämä tapahtuu kyselyn rakentajan näkymästä vasemmasta alalaidasta.

Meitä taas kiinnostaa liidit, voiko niissä soveltaa samaa? Kyllä onnistuu. Automaattisen ilmoituksen voi laatia minkä vain kysymyksen tai useamman vastauksen yhdistelmän perusteella. Liidi-ilmoitukset ovat erittäin yleisiä. Tiesitkö, että suosittelukysymyksessä (NPS) 9 tai 10 antaneista yli 10 % antaa suosituksen? 

Haluamme jakaa johdolle raportit, ilman että heidän pitää kirjautua minnekään. Onnistuu, modernissa kyselytyökalussa voitte tallettaa minkä vain luomanne raporttinäkymän ja jakaa sen johdolle sähköpostilla. Näkymä on jatkuvasti päivittyvä ("live-näkymä"), jolloin jokainen uusi vastaus näkyy saman tien raportilla. Raporttinäkymiä voi olla todella paljonkin. Isossa organisaatiossa voi olla esim. 100 johdon näkymää samanaikaisesti päällä. Pienemmissäkin organisaatioissa tästä on hyötyä: jopa yksittäisille asiakaspalvelijoille tai myyjille on helppo luoda jatkuvasti päivittyvä näkymä, josta he voivat seurata palautteita.

Kokeile jaettua raporttia: Henkilöstön tyytyväisyyskyselyn raportti

Miten raportin jakaminen tehdään? Tämä on todella nopeaa ja helppoa. Valitse ensin, haluatko muokata raporttia jotenkin, esim. piilottaa osan kuvioista (kolme pistettä valinta raporttikuvion yhteydessä). Kun näkymä on haluamasi, skrollaa ylös ja valitse "Tallenna". Voit halutessasi nimetä raportin uudelleen, kuvaavalla nimellä. Nyt kaikki on valmista, valitse "Toimita", syötä vastaanottajan sähköposti ja valitse "Lähetä". Vastaanottaja pystyy suodattamaan raporttia ja tekemään halutessaan vertailuja tällä sivulla kuvatuin tavoin eli raportti on niin sanotusti interaktiivinen. Siksi suositamme tätä jakelutapaa tiedostojakelun sijasta.

Voitte halutessanne tehdä sähköpostijaon sijasta myös "Yksityisen jaon", jolloin luodaan raporttia varten suora linkki, jonka kautta sitä pääsee tarkastelemaan. On hyvä huomioida, että yksityinen jako poistaa raporttinäkymästä tekstipalautteet ja mahdollisesti tuodut taustatiedot.

Haluaisimme jakaa raportin perinteisesti tiedostomuodossa, onnistuuko? Kyllä, tämäkin onnistuu tarvittaessa. Raportin saa yleisimpien toimisto-ohjelmien lukemissa formaateissa, .pptx-, .docx-, .pdf-, .xlsx ja .csv-tiedostoina. Kaksi viimeksi mainittua ovat tyypiltään raakadataa eli niitä on helppo jalostaa eteenpäin ja halutessanne saatte datan näissä muodoissa myös talteen.

Emme halua käsitellä raportteja käsin vaan haluamme viedä vastaukset suoraan CRM:n, kai tämä onnistuu? Toki! Tutustukaa rajapintakuvaukseen, vastausten vienti CRM:n on varsin nopeasti toteutettu. Erityisen nopeasti vastausten viennin saa päälle Hubspotiin, johon Zeffissä on natiivi-integraatio. Lue lisää Hubspot-integraatiosta >>

Kiitoksia tutustumisesta Zeffi-raportin analyysiin, haluaisitko toteuttaa kyselyn ja kerätä vähän dataa?

Millainen olisi teidän kyselynne Zeffillä?

Millaiset raportit toimivat teidän alallanne parhaiten? 

Varaa sitoumukseton esittely ja käy kyselyasiantuntijan kanssa läpi teidän alanne parhaita kyselykäytäntöjä.